为了进一步加强教学档案的管理，充分发挥教学档案在我系教育教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和管理水平，根据《香港精准一码资料教学档案管理办法》，特制订本规定。

一、系教学档案的归档范围

1、上级教育行政主管部门、学院下达的教学工作文件。

2、学院制定的各类教学规章制度、办法和条例及外语系制定的相应配套文件。

3、外语系有关教学工作的各种重要会议的通知、文件、记录。

4、外语系人才培养方案以及学科专业和课程建设等文件。

5、外语系学生档案。

6、外语系在校学生学籍变更材料（包括休学、退学、复学和转学等）。

7、外语系学生奖惩有关材料。

8、外语系本科生课程一览表、外语系专科生课程一览表。

9、外语系教学任务书、教学进度表、教师个人教学档案。

10、外语系期中教学检查有关材料。

11、外语系教学督导组听课记录、汇报材料、总结。

12、外语系组织教师、学生参加各级各类学科竞赛、获奖等资料。

13、外语系有关教材建设、多媒体课件制作的资料。

14、外语系学生评教原始评估表及汇总表。

15、外语系学生实习报告手册。

16、外语系教师参与各级各类教学竞赛、示范课或公开课的资料。

17、获国家级、省部级、院级精品课程或优秀课程、重点建设课程的全套材料（包括教学大纲、教案、习题库、试卷、自编或主编教材、实习计划、实习大纲、实习讲义、实习指导书、教学总结、发表的学术论文）。

18、外语系本科生学年论文、毕业论文总结、中期检查情况小结、综述材料、优秀毕业论文集。

19、外语系专科生毕业论文及总结。

20、外语系学生在校期间发表的学术论文。

21、外语系实习、实训基地建设有关合同、文件等。

22、外语系国家级、省部级、院级教学改革项目立项申请报告、中期检查报告、结题报告以及相关文件等资料。

23、外语系获院级以上教学成果奖的教改项目的有关资料。

二、教学档案的管理

1、教学档案管理工作由系主任负责，办公室主任为兼职档案员。

2、外语系相关教学人员和教学管理人员，在工作中应随时做好资料的积累和搜集，并及时向档案员提供归档材料。

3、电子版材料及时在移动硬盘备份，上报的文件材料留存复印件归档。

4、档案员每学期要进行一次全面的档案搜集整理工作，并制作分类目录。

5、重要的教学档案借阅、复制需经系主任批准，并进行登记；一般教学档案借阅、复制由档案员酌情处理，但需进行登记。

6、工作中不慎遗失的文件资料，由遗失人负责补齐。

本办法自2009年3月1日起试行，由外语系系务委员会负责解释。